DE OLHO NO TEMA

A troca de ideias ainda é um bom caminho para crescermos profissionalmente. Este espaço é reservado para você consultar ou sugerir temáticas envolvendo a comunicação empresarial. A partir de sugestões podemos elaborar formatos de cursos livres que atendam a demandas postas em nosso cotidiano.

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Criticar é uma arte, ou pelo menos uma competência

Você já teve de fazer críticas em sua empresa? Em seu trabalho? E mais: você já foi convidado a mostrar competência tendo de avaliar o trabalho de outro, de um departamento, uma gerência, uma equipe? Muitas vezes, numa dinâmica em que o avaliado está “na cara do gol”, ou seja de frente para você, seja a mesa redonda, retangular ou se todos estiverem sentados em poltronas macias?

Quem não se viu envolvido numa situação de trabalho em que, em nome da análise, ou estudo de processos, de um projeto, de um produto, enfim da procura pela qualidade, pela eficácia e altas performances das estruturas laborativas,  não teve de participar de uma atmosfera em que é necessário mostrar-se profissionalmente pela natureza da crítica?

Comunicar-se tendo como foco “fazer crítica” pode ser comparado ilustrativamente ao ato de escrevermos uma resenha. Leia-se resenha, a narrativa que tem em sua natureza a característica de ser informativa meramente, mas também opinativa, portanto crítica.

É preciso levar em consideração que existe uma separação a ser feita: a figura humana (o seu colega de trabalho, independente da hierarquia) deve ser preservada na construção da narrativa. Uma coisa é você dizer:

– Após análise, gostaria de expor algumas considerações sobre os resultados do produto (ou projeto, ou serviço tal), apresentados pela divisão de Logística. (situação hipotética, que acabo de inventar).

E outra forma (infeliz) seria cair na linha:

_ Após análise do trabalho apresentado, gostaria de dizer que os resultados da equipe do José Luís apresentam pontos muito frágeis...

Uma receita (de bolo) não existe, mas podemos melhorar estes momentos de saias justas no trabalho procurando seguir algumas diretrizes como:

1-     Inicie a sua fala posicionando-se em relação ao trabalho como um todo. O que você faz ali, ou seja, lembre rapidamente aos presentes a qual área você faz parte. Isso ajuda na compreensão de que você faz parte de uma engrenagem e está ali para cumprir uma função, assim como os demais. É aquela máxima: quando se fala o óbvio ele sempre ganha outra dimensão (para o bem ou para o mal).

2 – Prossiga, procurando apresentar os pontos positivos do que está sendo avaliado e elogie – sem exageros – o que está em jogo.

3 – Entre nos pontos críticos procurando organizar sua fala e pontuando exatamente o que for mais relevante. Lembre-se, se não organizar o que vai ser criticado correrá o risco de falar e falar de forma desorganizada, ampliando o mal-estar para quem está sendo avaliado e ao mesmo tempo, desqualificando sua análise.

4 – Por fim, lembre-se de deixar um ponto positivo para o final. É uma forma de passar o recado de forma honesta, respeitosa com o avaliado e por que não dizer: elegante. Ao encerrar sua fala com um ponto favorável na análise, você contribui para equilibrar o clima (que pode ficar pesado dependendo do que está em discussão) e ficar notabilizado como um profissional ponderado, honesto e maduro.

Para não esquecer: a crítica profissional não deve ser dirigida à pessoa, às pessoas e sim ao objeto –contrato, produto, serviço, bem material etc – ao qual analisamos.

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Carta comercial por email: envio
anexada ou aberta?

Recebi alguns emails indagando sobre qual a melhor maneira de despachar a carta comercial por email. A dúvida central é: devemos anexar o arquivo ou abrir a carta no corpo do email? Se a sua empresa oferece uma assinatura institucional nas contas de emails dos colaboradores - contendo a logomarca, além dos dados de contato, como telefones, ramais e rádios - o melhor a fazer é enviar a carta aberta no corpo do email. O destinatário, certamente, apreciará o fato de não precisar baixar um arquivo etc. Agora, procure não desmerecer a estética da carta, ou seja, respeite as margens, os espaços e todos os elementos compositivos desta correspondência de negócios.

Aproveito para falar de um outro detalhe que vem gerando preocupações nas empresas. O que escrever o campo "Assunto" dos emails para aumentar a chance de sua mensagem ser lida e não ser confundida por spam. A dica é: procure se colocar no lugar do receptor de sua mensagem e imagine uma síntese para o assunto que você está tratando no email. Genérico? Subjetivo? Bem, é um desafio mesmo, mas procure ser objetivo e transmitir seriedade. Isos já é um bom começo para não passar despercebido em meio aos indesejáveis spams.

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O cumprimento [com as mãos]

nas relações de trabalho

O professor e historiador da arte, Henri Focillon (1881-1943), dedicou um dos capítulos de seu livro “A vida das formas” para falar das mãos. Muito sensível. Ainda não li algo semelhante. Para ele, além de agarrar, tocar, a mão “pensa”.

Diz Focillon: “(...) o hábito, o instinto e a vontade de agir meditam nela e não é necessário um grande esforço para se adivinhar o gesto que vai executar (...)”

E mais à frente, o autor lança a pergunta: “Que qualidade é esta que faz que um órgão mudo e cego possa comunicar conosco com tanta força persuasiva? (...)”

Situando-nos nas relações de trabalho, chamo atenção para um tema sutil, porém relevante: o aperto de mãos. Você já teve a experiência de cumprimentar uma pessoa e ter a sensação de que a mão dela não tocou a sua? Ou você sentiu de seu interlocutor uma mão lânguida, como se estivesse doente? Há também outras circunstâncias em que damos a mão e a pessoa aperta a nossa com tamanha força que quase gritamos.

Então, o ato de cumprimentar com o aperto de mãos, exaustivamente explorado no marketing empresarial – [quantas vezes você já viu a imagem de mãos se cumprimentando em cartazes, folders, flyers, outdoor ?] – para uns um simples detalhe, pode ser muito bem notado por psicólogos, profissionais de RH, e mesmo por executivos e profissionais que dedicaram algum tempo para conhecer aspectos comportamentais que carregamos de nossa bagagem pessoal para as vivências ligadas ao trabalho.

Como recomendação, talvez seja bom refletirmos sobre estas dicas:

- evitar oferecer uma mão pesada demais, o que pode parecer que você está pretendendo transmitir poder e/ou medir força;

- a mão muito suave, que não toca a mão do interlocutor, dá a entender que você não está dando a devida importância à pessoa e o cumprimenta apenas por força da etiqueta;

- nunca devemos cumprimentar usando as duas mãos, ou seja, segurando a mão do nosso interlocutor como se quiséssemos prendê-lo; essa situação pode significar também uma expressão de poder e/ou um gesto um tanto invasivo, podendo deixar o outro constrangido;

- não é bem visto também tocar o ombro de nosso interlocutor enquanto fazemos o cumprimento de mãos; este gesto adicional pode ser interpretado como intimidador, invasivo e provocar constrangimento na pessoa;

Mas qual é a dose exata para não errarmos ao cumprimentarmos alguém com o aperto de mãos? O bom senso. O fato é que o aperto de mãos é uma cena simbólica de um encontro, em que tacitamente os atores envolvidos deixam a transmitir a decodificação de algo como: pelas minhas mãos eu consinto que te aproximes de meu universo e assim... eu te recebo, confiante e desarmado, eu te saúdo. Seja bem-vindo, de verdade!

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A estética da carta comercial

O homem, desde os tempos remotos da civilização, apoiou-se na escrita como um recurso de extensão de sua capacidade de pensar. Pensar para que? Para transformar os meios de subsistência, para se proteger, para criar, para externar seus sentimentos, registrar as suas conquistas, suas riquezas e para manifestar seus sentimentos.

Hoje, no curso revolucionário da cultura digital a escrita continua sendo uma ferramenta humana inalienável do homem organizado para viver em grupo, urbanizado e tecnológico. Recente pesquisa sobre a condição de liderança dos Estados Unidos no mundo, revelou que para o país permanecer dando as cartas na política e nas economias mundiais é indispensável que a nação preserve e invista na capacidade de se expressar bem pelo domínio da escrita.

Na minha atuação em ambientes corporativos tenho observado que profissionais dos mais diferentes níveis de escolaridade enfrentam dificuldades para organizar as ideias quando é necessário e faz parte de suas atribuições a redação de correspondências empresariais, como a carta comercial, uma proposta, um relatório etc.

Essas dificuldades podem ter duas origens, no meu ponto de vista. A presença da tecnologia digital e suas ferramentas instantâneas, como o email, que nos impulsionam a tentar tratar todas as questões de forma simplificada e sintética e a ausência na formação profissional de uma disciplina que oferecesse subsídios para o bom desempenho frente às demandas que a comunicação impõe na trajetória de todo trabalho, de toda função.

Ofereço nesta postagem alguns subsídios sobre a forma, a estética da carta comercial, produção textual indispensável no cotidiano de qualquer negócio, ou instituição.

O esquema a seguir mostra o modelo (à esq.) obsoleto, cheio de reentrâncias na margem esquerda, promovendo um visual “denteado”, como cita Miriam Gold. O outro modelo (à dir.) é o estilo blocado, em que se dispensa o parágrafo e o conteúdo é trabalhado uniformemente, em blocos.

É isso. A carta comercial tem uma forma, uma estética. Conhecendo a forma, ficamos mais preparados para discorrer sobre o conteúdo e dar o nosso recado, bem dado.

Abordagens no uso do celular

Pesquisas recentes dão conta que o Brasil é um dos maiores mercado no consumo de aparelho celular. A maioria dos quase 200 milhões de brasileiros possui um celular. Como tecnologia revolucionária, o telefone celular impacta diretamente não só o alcance ao interlocutor - em qualquer parte do Planeta -, como também impõe um novo ritmo e novos repertórios de abordagem. É aqui, neste ponto, o da abordagem, que sugerimos uma reflexão. As pessoas já incorporaram o telefone celular como uma extensão física, entre elas e os seus receptores. É como se imaginassem que o meio (ou seja, o celular) é o todo e que a tecnologia disponível estaria acima de qualquer cuidado e respeito nos processos de interação. 

Abordagens deslegantes e desrespeitosas:

1. Ligar para uma pessoa e não saudar-lhe com um bom dia, boa tarde. Ora, o celular não suprime uma atitude de civilidade e boa educação. Como em qualquer outra dinâmica de comunicação humana, quem chega deve anunciar-se e saudar o seu interlocutor. No caso da enunciação, o celular já dispensa porque a maioria dos usuários possuem o serviço de identificador de chamada, logo o receptor, quase sempre sabe, ao atender a chamada, com quem fala.

2. Ao ser atendido por seu receptor - a pessoa que recebeu a chamada - o falante vai direto ao assunto, sem perguntar - até por delicadeza - minimante, se o outro pode falar naquele instante. O que custa um: - Por favor, você pode falar neste momento? Isso é importante, na medida em que a instantaneidade, própria na tecnologia celular, impõe aos seus usuários um tom imperativo, quase de submissão, que atinge a síntese: se você tem um celular, você deve atendê-lo e pronto! Não é bem assim. Muitas vezes, o celular toca quando a pessoa está em circunstâncias difíceis e, mesmo que atenda, não conseguirá, naquele momento, ser um interlocutor com qualidade, porque sua atenção está na resolução de outras questões. E assim, "pressionados" todos passam a sentir-se na obrigação de atender imediatamente a todas as chamadas de seu telefone móvel, mesmo diante de situações adversas como: dirigindo, no meio de uma reunião de trabalho, na sala de aula etc. Tem situação mais desagradável que alguém atender um celular durante uma aula? Uma sessão de cinema? No meio de uma reunião?

3. Outro detalhe precioso: O tom de voz dos falantes ao celular. Dependendo do aparelho, o volume do áudio é possível de ser regulado, mas mesmo assim as pessoas esquecem que ao atender o celular o seu interlocutor pode estar num ambiente pequeno - uma sala de reunião - um transporte coletivo -, e que as pessoas a sua volta podem tomar conhecimento, involuntariamente, do assunto tratado no telefonema. Então, é de bom tom (literalmente) que se faça um esforço de graduação da tonalidade natural da voz ao falar ao celular. Isso pode evitar constrangimentos para o seu interlocutor e, no ambiente corporativo, é indispensável por questões próprias como a confidencialidade de determinados assuntos. Sem contar um aspecto de ordem mais sensível: ao falar alto demais no telefone (seja no celular ou não), você, falante, pode causar fadiga ao seu interlocutor e isso pode criar uma predisposição para antipatias e rejeição ao contato interpessoal. Pensemos nisso!

Lembrando que a tecnologia deve estar a serviço do homem. Não estamos autorizados a esquecer as velhas e boas maneiras ao utilizar o telefone celular. Saudações e expressões como: Bom dia, Boa tarde, Você pode falar neste momento? São muito bem-vindas e são mesmo indispensáveis.